クラウド会計ソフトへの移行のメリット・デメリット

クラウド会計ソフトとインストール型ソフト(弥生会計等)との違い

項目 クラウド型 インストール型
インストール 不要  必要
利用できる端末 PC、スマホ、タブレット PCのみ
OS Windows、Mac両方可 ソフトにより異なる
利用料の支払 月額/年額で支払 購入
バージョンアップ 無料 有料
見た目・操作感 見やすい、扱いやすい
ネット環境が影響するので場合によっては遅い場合もあり
昔ながらなので古臭い
高速処理が可能
ネットバンキングやクレジットカードとの連動 あり   なし

 

1、利用できる端末

クラウド型会計ソフトは、パソコンにソフトをインストールせずにネットでメールアドレスとパスワードを入力して、ログインしてソフトを使用します。もちろんパスワードは保存も可能ですので毎回入力する必要はありません。Gmailなどのサービスを利用している方は想像しやすいと思います。
またネット環境があればパソコンだけでなく、タブレットやスマートフォンからでもログインして操作が可能なので、自宅やカフェなどでちょっと作業したいとき、確認したいときでも利用できるのでとても便利です。

 

2、利用料の支払方法とバージョンアップ

インストール型は、CDを購入するか、ダウンロード購入であるのに対し、クラウド型は月額か年額制で料金を支払います。ただ、インストール型ソフトも購入して1回料金を払えばそれで終わりということではなく、消費税率の改正や、固定資産の償却率変更、会社法の改正に伴うシステムの変更をバージョンアップさせる必要があります。金額的には初回購入額の1,2割~半値程度が必要です。
一方クラウド型は、常にネット環境にあるので無料で随時バージョンアップ行われます。金額的には無料です。

 

3、会計ソフトの見た目や操作感

画面表示やデザイン、操作感に関しては、後発のクラウド型のソフトの方が優れていると思います。クラウド型は割とシンプルに構成されているのに対して、インストール型は昔ながらの会計ソフトが多いので、操作が複雑な場合が多く簿記の知識が無い方、自信が無い方には少し扱いづらい可能性があります。
クラウド型はより一般的なユーザー向け、インストール型は専門家向けという分類ができると思います。
ですが、クラウド型はネット環境に依存しますので、環境が良くないと反応が遅くイライラしてしまう場合もありますので注意が必要です。
他にも、クラウド型ソフトには取引先毎の売上高の集計をしたり、過去数年分の売上高の推移を出したりできる、グラフレポート機能がついています。これは、確定申告をする上では直接関係のない機能ですが、経営状態をグラフ形式で直感的に把握できるので便利です。もちろんインストール型でも出力はできるのですが、別のソフトが必要となる場合が多いです。

 

4、ネットバンキングやクレジットカードの明細との連動

クラウド型の一番大きなメリット機能がネットバンキングやクレジットカードとの連動です。インストール型でも「明細取込」は可能ですがCSV等に出力して、取り込むという作業が必要な一方で、クラウド型は常に連動できますのでシンプルです。
このように後発のクラウド型はインストール型の欠点をカバーし、今後も発展していくものと考えられます。

 

クラウド会計ソフトを使ってみての私の感想

当事務所の会計管理はMFクラウド会計/マネーフォワードを利用しています。使ってみての私の感想ですが。
かなり魅力的です。

①ネットバンキングとクレジットカードの取り込み+AIによる学習機能があるので一度読み込んだ取引は次回以降はワンクリックで仕訳が完了します。

②視覚的に見やすいグラフや分析資料でキャッシュフローや損益の状況が把握できますので、一目で現状が分かります。

③スマートフォンやタブレット端末からでも閲覧できますので、わざわざパソコンの前に行かなくてもふとした時に自社の経営状況を確認できます。

以上から、私個人としては非常にオススメなツールです。
導入希望の方は是非ご相談ください。

以下にメリット・デメリットをまとめましたので参考になれば幸いです。

 

クラウド会計ソフトのメリット

1、インターネット接続環境とパソコンさえあればどこでも利用できる

通常のインストール型の会計ソフトだとそのインストールしたパソコンが無いと会計入力ができません。
一方クラウド型の会計ソフトだとネット環境さえあればパソコンに限らずスマートフォンやタブレットでも利用が可能ですのでわざわざ事務所や会社に戻らなくてもカフェや自宅で業績確認や入力作業をすることもでき、時間短縮に繋がる事がメリットだと言えます。

 

2、データの自動取り込みができる

ほとんどの銀行のネットバンキングやクレジットカードに対応、さらに楽天、Amazon、Suica等から、購入履歴、利用履歴を自動的に取り込み、一度選択した処理は自動的に同様の処理を行う学習機能や、人工知能が自動的に最適な仕訳を判断して処理するという仕組みも備えています。
これにより、クレジットカードの入力や預金口座の入力等の処理が大幅に削減され、経理業務の効率化を図る事ができるのがメリットだと言えます。

 

クラウド会計ソフトのデメリット

1、作業には必ずネット環境が必要である

そもそも「クラウド」というのは“インターネット経由で利用するサービス”を意味しています。つまりクラウド会計ソフトはオンライン環境でないと使用できず、オフラインでの使用は不可能なのです。
多くの方はパソコンを購入したらまずはインターネットがしたいと思うのでネット環境は整備されると思いますが、稀にネット検索はスマートフォンでするから、料金の関係もあってパソコンにはネット環境を整備しないという方もいらっしゃいます。こういう方には不向きなソフトとなりますのでインストール型をお勧めします。
また万が一のネット障害の際には入力業務ができなくなるのもネット環境が必要なクラウド会計ソフトのデメリットと言えます。

 

2、連動と手入力が混在しており使いこなさないと混乱してしまい逆に非効率になる

まだ使用したことがない方の中にはクラウド会計ソフトにすると「仕訳を完全自動化できる」と考えていらっしゃる方はいませんか?
全口座についてネットバンキングやクレジットカードのネット明細を利用している場合には、ある程度自動化に近いものにはできますが、ネットバンキングは月額利用料もかかるのでメインの口座のみ利用して、サブの口座やクレジットカードはネットバンキングを利用していない場合も想定できます。
このような場合にはネットバンキングを利用しているものは連動できますが利用していないものは手入力での仕訳が求められます。この点が割と複雑で、メインバンクからサブバンクへの口座間の移動などの取引の際に、片や連動、片や手入力となり、二重入力や入力漏れが発生しそのチェックに時間をとられ逆に非効率になる場合があるのもデメリットだと言えます。

 

3、ネット環境によっては操作感が悪くなりストレスになる

クラウド会計ソフトとインストール型会計ソフトどちらの方が快適に操作(クリックしてすぐ反応するか?数字や文字をタイプしてすぐ入力ができるか?)できるかというと十中八九、インストール型会計ソフトだと言えます。
クラウド会計ソフトはインターネット経由で利用するサービスのため、環境によってはレスポンスが遅い場合もあります。というか、大体遅いように思います。特に今までインストール型会計ソフトでバンバン入力されていた方に関しては、より操作感にストレスを感じると思います。
ですので、領収書の枚数がかなり多いような方、手入力でバンバン入力していきたい方には不向きであると思われます。

 

クラウド会計ソフトへの移行にあたっての問題点

上記のメリットデメリットを踏まえて、現在、インストール型の会計ソフトを利用されている方がクラウド型の会計ソフトに移行する際に問題となる点は以下の4点が考えられます。

 

1、操作性がネット環境に依存するので、インストール型の会計ソフトの入力速度に慣れていると高速入力ができない分ストレスになる可能性がある。

現状で弥生会計やソリマチ等の一般的なインストール型のソフトや、JDLやTKC、MJS等の様な専門的なインストール型のソフトを利用されていて、入力スキルがかなり習熟されている方は不向きな場合が多いです。
上記のインストール型のソフトは大量の資料を高速で入力するためのシステムが整備されている場合が多いのに対しクラウド型の会計ソフトはクリックしてもすぐに反応しないこともしばしばあります。この点がストレスになる可能性が考えられます。

 

2、インターネット環境が無い場合は、その整備が必要になる。

最近はスマートフォンが普及しており、ネット検索もわざわざパソコンを利用せずスマートフォンで対応される方も増えてきています。
そのような場合にネット環境を整備していない場合もあります。インストール型の会計ソフトであれば、このようにネット環境が無くても利用できますが、クラウド型の会計ソフトは利用することができず、利用するためには新たなコストが必要になります。

 

3、IDとパスワードがあればどこでも利用できる利便性が逆にリスクになる場合もある。

メリットである「ネット環境があればどこでも利用が可能である」という点が逆に情報漏洩リスクを高めます。もし何らかの方法でIDとパスワードが漏洩してしまった場合には、ネット環境さえあれば誰でも会計データにログインできてしまいます。
インストール型の会計ソフトであればそのパソコンさえ盗まれなければ他人に会計データを見られることはありません。

 

4、現金取引がメインの場合や、大量にレシートがある場合には不向きな場合も考えられる。

クラウド型の会計ソフトの最大のメリットは「経理業務の効率化」です。これを最大限に生かせる環境に無い場合、例えば飲食店の様に取引のほとんどが現金取引で、現金支払のレシートが月に数百枚ある場合には、業務の効率化はできません。
クラウド型の会計ソフトの業務効率化を生かせるのはネットバンキングとクレジットカードの連動です。このような場合にはインストール型の会計ソフトの方が高速入力ができるので、クラウド型の会計ソフトにすることで逆に非効率になる可能性があります。

 

インストール型会計ソフトからクラウド型会計ソフトへの移行を検討中の方へ

現在、インストール型会計ソフトをご使用中の方はおそらく「経理業務効率化」の観点からクラウド型会計ソフトをご検討中だと思います。ですが、誰しもがクラウド会計ソフトにしたことで経理業務効率化ができるわけではありません。
当事務所では、経理状況や取引状況からクラウド型会計ソフトへの移行の適否や、どのクラウド会計ソフトが良いのかのご提案、実際にfreeeやMFクラウドのデモデータを見てもらったり、触ることができます。迷っておられる方は是非、お気軽にお問い合わせください。

 

 

 

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